Personvernerklæring for XXL

XXL vil i forbindelse med vår virksomhet behandle personopplysninger. Vi er opptatt av å behandle personopplysninger på en betryggende og tillitsvekkende måte.

All behandling av personopplysninger skjer i overensstemmelse med de til enhver tid gjeldende personvernregler, herunder personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

Nedenfor beskrives formålet og bakgrunnen for vår behandling av personopplysninger, hvilke opplysninger som behandles, rettigheter for de som personopplysningene gjelder ved behandling av personopplysninger. Vi selger, videreformidler eller overfører ikke personopplysninger til andre enn det som står nedenfor.

Hvis du har spørsmål om behandling av dine personopplysninger, kan du kontakte oss på kundeservice via epost til kundeservice@xxl.no. Du kan også når som helst kontakte oss eller endre dine opplysninger på din personlige side: xxl.no/login.

Ansvarlig for behandling av personopplysninger
XXL er behandlingsansvarlig, dvs. bestemmer hvorfor og hvordan personopplysningene skal behandles, for behandling som omtales nedenfor.

Vi kan også behandle personopplysninger på andre måter enn nevnt nedenfor, men da vil vi informere de personopplysningene gjelder på andre måter enn gjennom denne erklæringen.

Vår behandling som behandlingsansvarlig av personopplysninger er basert på den virksomhet vi driver og formålet med vår virksomhet, dvs. salg av sportsutstyr, se mer nedenfor om formålet med behandling av de enkelte personopplysninger.

Behandlingsansvarlig:

XXL Sport og villmark AS
Adresse: Postboks 353 Alnabru, 0614 OSLO
E-post: kundeservice@xxl.no
Organisasjonsnummer: 881 932 792

Hvorfor og hva slags personopplysninger vi samler inn
Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Nedenfor følger det informasjon om personopplysninger vi behandler om deg, formålet og det lovlige grunnlaget med behandlingen, hvor lenge vi behandler personopplysningene, mv.

Med «personopplysninger» menes alle opplysninger som kan knyttes til en fysisk person, som deg.

Med «behandling» menes alt som foretas med personopplysninger, som innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller alle andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring.

Forholdet til våre kunder
Registrerer salgsordre i våre varehus. Vi behandler navn, adresse, telefonnummer, epostadresse, fødselsdato og hva som er kjøpt for å kunne håndtere og registrere dine kjøp og eventuell oppfølging og for å gi deg som kunde service. Behandlingen skjer på grunnlag av kjøpsavtalen med deg og behandlingen er nødvendig, og vi har en berettiget interesse i å følge opp kundeforholdet med deg.

Gjennomføre kjøp på xxl.no. Vi behandler navn, adresse, telefonnummer, epostadresse, fødselsdato og dine kjøp for at du skal kunne gjennomføre kjøp på xxl.no. Behandlingen skjer på grunnlag av å oppfylle kjøpsavtalen med deg og eventuell oppfølging av salg.

Opprette og administrere bruker på "Mine sider". Vi behandler navn, adresse, telefonnummer, epostadresse og fødselsdato for å kunne opprette bruker på «Mine sider» på xxl.no. Behandlingen skjer på grunnlag av å oppfylle brukeravtale med deg.

Registrering i XXL REWARD. Vi behandler navn, adresse, telefonnummer, epostadresse og fødselsdato for å sende ut nyhetsbrev og SMS med kundefordeler, tilbud og informasjon til deg. Behandlingen skjer på grunnlag av ditt samtykke.

Tilpassede tilbud, markedsføring og annonsering på SMS, epost, internett og sosiale medier. Vi behandler navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, fødselsdato, adferdsdata fra xxl.no og tidligere kjøpshistorikk hos XXL for å sende deg tilbud mv. som nevnt. Behandlingen skjer på grunnlag av ditt samtykke. Vi deler også personopplysninger om våre kunder for å kunne tilpasses til mottakere av reklame mv. og tilpasse markedsføring til grupper av våre kunder (segmentering) i sosiale medier og annonseplattformer som Google, Schibsted, Amedia og eventuelt andre. Slik bruk av personopplysninger skjer på grunnlag av at vi har en berettiget interesse i vår virksomhet ved å selge våre produkter.

Bruk av sosiale medier. For å holde deg oppdatert om de nyeste trendene og produktene og for å tilby smarte løsninger, kan du kan følge oss på Facebook, Instagram, YouTube og andre sosiale medier. Velger å like eller dele informasjon fra XXL gjelder personvernreglene og -erklæringen for den enkelte tjeneste, og vi vil også motta opplysninger om deg direkte og indirekte når du besøker vår Facebook-side, f.eks. når du følger oss på Facebook, kontakter oss på Facebooks chat-løsning, eller når du deler, liker eller kommenterer våre Facebook-innlegg. Tilsvarende vil kunne gjelde for andre sosiale medier. For slike personopplysninger er vi felles behandlingsansvarlig med mediet. Slik bruk av personopplysninger skjer på grunnlag av at vi har en berettiget interesse i vår virksomhet ved å selge våre produkter.

Deltakelse i konkurranser og markedsundersøkelser i regi av XXL. Vi behandler navn, adresse, telefonnummer, epostadresse, fødselsdato for å gi deg mulighet til å delta i konkurranser vi arrangerer. Behandlingen skjer på grunnlag av ditt samtykke.

Svare på henvendelser på kundeservice. Vi behandler navn, adresse, telefonnummer, epostadresse, fødselsdato og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen for å besvare dine eventuelle henvendelser til oss. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av at behandlingen er nødvendig og vi har en berettiget interesse i å besvare henvendelser til oss og oppfylle ditt ønske om svar på henvendelser til oss.

Registering og lagring av personopplysninger etter våpenforskriften. Vi behandler navn, dato, opplysninger tillatelse, våpen og ammunisjon for å oppfylle våre forpliktelser etter lovverket som våpenforskriften.

Sikkerhet for våre tjenester. Vi vil behandle ulik teknisk informasjon som logger, IP-adresse mv. for å kunne undersøke og forhindre sikkerhetsbrudd for våre tjenester. Behandlingen skjer på grunnlag av at det er nødvendig og vi har en berettiget interesse i å sikre våre tjenester.

Kortnummer oppbevares ikke av XXL og alle korttransaksjoner og eventuell utsatt betaling/finansiering skjer eksternt hos autoriserte leverandører av betalingstjenester.

Kommunikasjon og kontakt
Vi behandler personopplysninger om de som henvender seg til oss for å besvare og dokumentere kommunikasjonen og for å henvende oss til andre som ikke er dekket av behandlingene ovenfor i erklæringen. Dette gjelder alle former for kommunikasjon, fysisk og digitalt, skriftlig og muntlig.

I slike tilfeller behandler vi navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen, herunder historikk/logger om henvendelsen.

Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av at behandlingen er nødvendig og vi har en berettiget interesse i å besvare å håndtere kommunikasjon vi er en del av.

Det er frivillig å gi oss personopplysninger, men det vil være nødvendig å gi oss opplysningene for at vi skal kunne besvare henvendelser.

Forretningskunder, leverandører og samarbeidspartnere mv.
Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle kunder, leverandører og andre samarbeidspartnere i forretningsforhold for å administrere vårt forhold til leverandører og andre, forberede, gjennomføre og dokumentere tjenester samt evaluere bruk av tjenester. Vi vil i disse tilfelle behandle navn, kontaktinformasjon, foretaksnavn og opplysninger tilknyttet kontakten med selskapet som vedkommende arbeider i.

Behandlingen av personopplysninger er basert på at behandlingen er nødvendig og vi har en berettiget interesse for å administrere forholdet til våre kunder, samarbeidspartnere og leverandører, og at og at behandling av denne type opplysninger er ikke så inngripende at personvernet til personene det gjelder må overstyre denne behandlingen.

Vi lagrer og utleverer opplysninger også der vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter regnskaps- og skattelovgivningen. Vi kan lagre opplysninger så lenge vi mener det kan bli bruk for dem, for eksempel for å dokumentere forhold rundt tjenester.

I mange tilfeller vil det være nødvendig at vi får personopplysninger for å inngå avtaler med kunder og leverandører, blant annet for å dokumentere at avtale er inngått. Får vi ikke de opplysningene vi trenger, vil vi ikke kunne inngå avtaler.

Det er frivillig for kontaktpersonene om de ønsker å gi oss personopplysninger. Henter vi inn personopplysninger fra andre, vil det i hovedsak gjelde kontaktopplysninger (herunder navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse), stilling, funksjon og arbeidsgiver samt eventuelt kompetanse og referanser der det er relevant. Kilde for slike opplysninger vil være kontaktpersonen selv, dennes arbeidsgiver, eller annet som for eksempel fra arbeidsgivers nettside.

Bruk av nettsider
For å få informasjon om bruk av våre nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies). Du kan lese mer om cookies og hvilke cookies vi benytter her.

Vi bruker informasjonen som samles inn til bedre kundeopplevelsen på nettsider og tjenester, å tilpasse og utvikle xxl.no, samt å tilby funksjonalitet i tjenestene. Vi benytter også informasjonen for å gi besøkende anbefalinger og tjenestetilpasninger som er mest mulig relevant for deg. Dette vil både bli gitt på bakgrunn av besøkendes atferd, f.eks. på bakgrunn av tjenester som er benyttet, linker som det er klikket på, eller informasjon som er lest, og på bakgrunn av atferden til andre brukere med liknende bruksmønster.

Personopplysningene benyttes også for å forbedre våre nettsider, og å utarbeide statistikk og forstå bruken av sidene. Så langt det er praktisk mulig forsøker vi å gjøre dette med anonyme opplysninger, uten at vi vet at informasjonen er knyttet spesifikt til den enkelte besøkende.

Vi behandler personopplysninger på grunnlag av at det er nødvendig og innenfor våre berettigede interesse for å tilpasse nettsiden til våre brukere og annet som angitt ovenfor. Vi ivaretar imidlertid personvernet til besøkende på nettsiden ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere enkeltpersoner.

Rekruttering
Ved rekruttering til nye stillinger oss hos vil bl.a. CV, søknad, attester og referanser behandles. Behandling av personopplysninger skjer på grunnlag av samtykke som du har gitt dersom behandling skjer gjennom f.eks. rekrutteringsløsning, eller på grunnlag av at det er nødvendig og innenfor vår berettigede interesse for å rekruttere nye ansatte.

Arrangementer mv.
For deltakere på arrangementer vil det bli registrert og behandlet kontaktopplysninger samt hvilket arrangement vedkommende skal delta på, slik at vedkommende kan identifisere som påmeldt og at det kan gjennomføres nødvendig kommunikasjon.

Oppbevaring og lagring (sletting) av personopplysninger
Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for, og sletter opplysningene i tråd med krav i regelverket. Hvor lenge vi behandler de enkelte typene opplysninger vi behandler, er tatt inn i ovenfor hvor de enkelte behandlinger omtales.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som er vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger som vi behandler i forbindelse med salg eller kjøpsavtale du har med oss, slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt, som f.eks. lovmessige plikter knyttet til regnskapsføring, oppfølging av kundeforholdet knyttet til reklamasjon mv. Personopplysninger knyttet til XXLs oppfyllelse av rettslige forpliktelser, slettes så snart de rettslige forpliktelser er oppfylt, som for eksempel plikt til å føre regnskap eller plikt for forhandlere til å føre fortegnelser etter våpenforskriften.

I stedet for å slette personopplysningene, kan det i enkelte tilfeller være aktuelt å anonymisere personopplysningene. Med anonymisering menes at alle identifiserende eller potensielt identifiserende kjennetegn fjernes fra datasett som tas vare på.

Utlevering av personopplysninger til andre
Vi gir ikke personopplysningene dine videre andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være et uttrykkelig samtykke fra deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss i gi ut informasjonen.

Benyttes det transportører for å sende deg varer, utleveres dine kontaktopplysninger til slik transportør.

Ved reparasjoner kan det også være at dine kontaktopplysninger overføres til våre leverandører av reparasjoner, og vi vil da også behandle din servicehistorikk.

Når du har samtykket til å motta persontilpassede tilbud og markedsføring fra XXL på SMS, epost, internett og sosiale medier, vil XXL utlevere personopplysninger som blir behandlet til dette formålet til andre selskaper. Vi overfører også personopplysninger til sosiale medier og annonseplattformer for å tilpasse markedsføring til grupper av våre kunder (segmentering).

XXL bruker databehandlere til å behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler med databehandlerne for å ivareta dine rettigheter og sikkerhet for dine personopplysninger i alle ledd av behandlingen. Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

• Revide AS. Personopplysninger (Navn, adresse, telefonnummer, e-post, fødselsdato) – benyttes for å spore og vedlikeholde dine opplysninger på tvers av XXLs plattformer (Eks. “Min Side“)
• Hano AS. Personopplysninger (Navn, adresse, telefonnummer, e-post) – benyttes for å håndtere serviceforespørsler i varehus
• SuperOffice AB. Personopplysninger (Navn, adresse, telefonnummer, e-post) – benyttes for å håndtere henvendelser til kundeservice på nett
• Consignor. Personopplysninger (Navn, adresse, telefonnummer, e-post) – benyttes for å håndtere leveringsforespørsler
• SendGrid Inc. Kontaktinformasjon, e-post eller telefon – benyttes ved utsendelse av nyhetsbrev og kampanjer. Behandling skjer her i USA ved bruk av EUs standardavtaler for overføring, som betyr at dine personopplysninger er like godt beskyttet hos vår leverandør som ved behandling i EU/EØS.
• Google Analytics benyttes til å blant annet se hvor brukerne våre kommer fra, hvor ofte de besøker siden vår og hvor trafikken kommer fra
• Retail Unity. Personopplysninger (Navn, adresse, telefonnummer, e-post) – benyttes for å ordredistribusjon og vareutlevering i butikk
• Klarna. Personopplysninger (Navn, adresse, telefonnummer, e-post) – benyttes for gjennomføring av betalinger

Det er en målsetting for oss at all behandling av personopplysninger skal foretas innenfor EØS, men det vil kunne være at vi benytter leverandører eller behandler personopplysninger utenfor EØS, se ovenfor. I slike tilfeller vil overføring og behandling utenfor EØS skje i land godkjent av EU-kommisjonen eller i samsvar med gyldig rettslig grunnlag for overføringen av personopplysninger etter GDPR kapittel V. Skjer ikke overføring til land godkjent av EU-kommisjonen, vil overføring kun skje etter de garantier som er oppstilt i GDPR artikkel 46 (2).

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg
Nedenfor følger dine rettigheter ved at vi behandler personopplysninger om deg. For å ta i bruk dine rettigheter må du kontakte kundesupport, se ovenfor.

Vi vil gjøre vårt ytterste for å besvare din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Tar det lenger tid enn 30 dager vil du få beskjed.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Informasjon
Du har rett til å få informasjon om de personopplysninger vi behandler om deg. Gjennom denne erklæringen informerer vi deg om vår behandling av personopplysninger. Du kan også kontakte oss om du ønsker mer informasjon.

Innsyn
Du har rett til å kreve innsyn i personopplysningene som behandles om deg. Om du har registrert konto, vil de fleste opplysninger du har avgitt kunne håndteres på «Mine sider», om opplysningene ikke er slettet.

Endring og sletting
Du kan også når som helst endre dine opplysninger på din personlige side: xxl.no/login. Du kan også be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom vi fremdeles har behov for opplysningene.

Behandling på grunnlag av samtykke
Behandler vi personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke, så kan du til enhver tid trekke tilbake samtykket. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å melde deg av XXL REWARD ved å følge linken som er inntatt nederst i hver epost. Du kan også endre og se dine personopplysninger på «Mine sider», og trekke ditt samtykke her.

Andre rettigheter
Du har rett til å få behandlingen begrenset i visse tilfeller, se nærmere i personvernforordningen artikkel 33.

For opplysninger som du har gitt til oss og er nødvendig for å gjennomføre en avtale med oss, og som behandles automatisk (dvs. ikke manuelt av oss) kan du be om å få personopplysningene om deg utlevert eller overført til annen leverandør i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format (dataportabilitet).

Det vil ikke bli foretatt automatiserte avgjørelser basert på dine personopplysninger.

Klager
Du har ingen plikt til å gi XXL dine personopplysninger, men for å motta varer og tjenester fra XXL som beskrevet over, er behandling av dine personopplysninger en nødvendig forutsetning.

Vi benytter Datatilsynet i Norge som ledende tilsynsmyndighet for grenseoverskridende behandling etter GDPR artikkel 56, og du kan derfor rette eventuell klage til Datatilsynet.

Mener du at vår behandling av personopplysninger ikke er i overensstemmelse med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Vi ber deg imidlertid å først kontakte oss, slik at vi kan få utbret eventuelle feil behandling raskest mulig.

Du finner informasjon om dine rettigheter og hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.